本方案的系统结构是先进的、开放的体系结构，同时考虑系统使用中的科学性。整个系统能体现当今会议技术的发展水平。在用户可能的财政预算范围内考虑率先采用国内外业已成熟的先进技术和产品，以适应不断革新的趋势，并利于向更高水准的系统平台升级。灵活性体现在对具有不同需求的用户提供不同的服务。
系统应根据用户实际需求，具有数字化会议应用、模块化结构组成、完全信息化资源共享、智能化控制管理等特性； 系统应提供稳定、可靠、安全、舒适、快捷的工作环境和高效的综合服务功能，以达到节省能源、降低运行和管理成本的目的，并适应未来更科学的综合管理机制，充分满足信息化的发展需要； 系统建设应以先进性、实用性、可靠性和合理性为前提，同时考虑经济性、开放性、灵活性、可扩充性和易使用易维护性；系统采用模块化的结构，开放式的系统平台，建立符合技术发展趋势的物理平台和系统结构，保证日后的系统扩充和新技术的应用成为可能。 设计原则根据其建筑特征等要素用合理的投资去营造一个规格较高的会议氛围。提供满足以上功能实现的活动环境。
系统设备选型原则
选用国际/国内知名的器材，以及有雄厚实力和优秀技术支持能力的厂家、代理商，以保证设计指标的实现和系统工作的可靠性。
基本上选用同类产品中技术成熟、性能先进、使用可靠的产品型号，以保证器材和系统的先进性、成熟性。
智能控制系统
会议系统的保密性比较强的话，有一套中控系统是非常有必要的。
控制范围：
1、控制投影机开关、投影机亮度、对比度、色彩调整；
2、投影机播放信号源的切换；
3、对电脑、视频、音频智能型切换设备、实时控制电脑、视频、音频信号的相互切换等；
4、音响系统的音量大小进行控制；
5、对各种延时播放设备的控制，如DVD、录像机、影碟机等进行模拟原控制器各项功能的操作控制；
6、对屏幕、窗帘、空调等有红外线发射的设备都可以控制。
优点：取代诸多设备的遥控器和开关。可使会议更加快捷有序的进行。简洁的人性化界面，使人们无需专业培训，即可进行操作使用。使重要会议无需工作人员服务，亦可顺利进行。
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