本方案的系统结构是先进的、开放的体系结构，同时考虑系统使用中的科学性。整个系统能体现当今会议技术的发展水平。在用户可能的财政预算范围内考虑率先采用国内外业已成熟的先进技术和产品，以适应不断革新的趋势，并利于向更高水准的系统平台升级。灵活性体现在对具有不同需求的用户提供不同的服务。
系统应根据用户实际需求，具有数字化会议应用、模块化结构组成、完全信息化资源共享、智能化控制管理等特性； 系统应提供稳定、可靠、安全、舒适、快捷的工作环境和高效的综合服务功能，以达到节省能源、降低运行和管理成本的目的，并适应未来更科学的综合管理机制，充分满足信息化的发展需要； 系统建设应以先进性、实用性、可靠性和合理性为前提，同时考虑经济性、开放性、灵活性、可扩充性和易使用易维护性；系统采用模块化的结构，开放式的系统平台，建立符合技术发展趋势的物理平台和系统结构，保证日后的系统扩充和新技术的应用成为可能。 设计原则根据其建筑特征等要素用合理的投资去营造一个规格较高的会议氛围。提供满足以上功能实现的活动环境。
系统设备选型原则
选用国际/国内知名的器材，以及有雄厚实力和优秀技术支持能力的厂家、代理商，以保证设计指标的实现和系统工作的可靠性。
基本上选用同类产品中技术成熟、性能先进、使用可靠的产品型号，以保证器材和系统的先进性、成熟性。
会议室会议系统
现在的会议系统一般采用手拉手，手拉手会议系统的优点是：1、可以无限制控制话筒的数量；2、可以做视像跟踪会议系统；3、它能控制话筒开启的数量，因为话筒开启的数量越多你的增益越低，一般来说一个声场中我们很少有五六个话筒同时开启的。这样的话你出来的增益肯定很低。同时开两三个还是可以的，严格控制话筒开启的数量是提高增益比较关键性的一个指标。
会议室灯光系统
由于会议时间随机性，所以室内应用人工冷光源，避免自然光。
常用灯具：三基色灯（色温3000-3500K）较为适宜。
照度：A：为了确保正确的图像色调及摄像机的白平衡，照度应不低于500lux,监视器、投影电视附近的照度为50—80lux,应避免直射光。
为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使与会者脸上均匀光照。
安装位置要求：三基色灯不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、漫射照亮会议室。三基色光照比较均匀，色温比较适合，价格也比较便宜，综合来说都不错。只要有会议一定要配三基色，而且还是冷光源。
光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射。建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。
避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。
应能分区控制其照明要求。
防火及相关照明规范要求。
大型的报告会议跟多功能剧场做的比较类似，面光耳光侧光顶光甚至天地排。
会议同传及跟踪系统
红外线同声传译系统：利用红外线传输进行语言分配。
红外线同声传译系统优点：
1、超强的保密性，墙壁可以阻止传播；
2、不受空间电磁波频率和工业设备的干扰；
3、红外传输传递信息的带宽较大，有的是通过语言来触发有的是通过手动来触发，建议采用手动触发比较好。
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